Tag: effectiviteit

fabriek

nee dank je, we zijn te druk

werkvierentwintigmotivatiedrukeffectiviteithard werkenpilotte drukwaan van de dag

ken jij de meme van no thanks, we are too busy. deze springt dagelijks door mijn bovenkamer. alhoewel het heel logisch is dat de waan van de dag regeert is het soms ook goed om stil te staan en te kijken of je nog de juiste dingen doet.

de meeste mensen geven vol gas en werken hard, maar tussen hard werken en effectiviteit zit een groot verschil. voor sommige voelt het ook als dweilen met de kraan open. de enige oplossing is dan om de kraan te dichten, zodat je harde werken (het dweilen) zin heeft.

zo krijg ik regelmatig te horen dat organisaties te druk zijn met het oplossen van de krapte… dat ze hoe ironisch het ook mag zijn, geen tijd hebben voor de pilot van de 4 daagse werkweek. terwijl de pilot aantoont dat 42% mensen minder ontslag nemen, 63% van de organisaties makkelijker mensen aantrekt en 68% van de mensen minder gevoelens van burn-out ervaren.

er een betere balans komt tussen werk & prive (lees minder spanningen) er meer ruimte komt voor sporten en bewegen (we lijden aan bewegingsarmoede), mantelzorgers raken overbelast en uitval dreigt. daarmee verhogen we de aantrekkelijkheid (van werkgeverschap) en verbeteren we de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van mensen.

vervolgens verdwijnt de krapte als sneeuw voor de zon.

willen jullie nu wel graag even stilstaan bij de manier waarop jullie werken? mail dan naar info@werkvierentwintig.nl en we plannen een (telefonisch) gesprek in.

 

het publieke geheim

werkvierentwintigmotivatieeffectiviteitgeheimgelijkwaardigheid

wat ik jullie nu ga vertellen wordt mij in de wandelgangen en off the records veelvuldig gezegd. de meeste mensen werken tussen de 3 en de 5 uur per dag (effectief). de rest van de dag is opvulling, tijdrekken en onzin. hier komt een hele praktische waarheid om de hoek zetten: in de ochtend moet je ze verdienen. dit wordt er in de bouw gezegd. in de ochtend ben je fris en scherp en kan je de meters maken, de muur opmetselen of de spachtelpoets er op te zetten.

gaming

ja ook tijdrekken wordt er genoemd: we belonen lang werken in plaats van slim, effectief of hard werken. het is mij vaak zat voorgekomen dat we te snel klaar waren (we liepen voor op planning en nee dat ging niet ten kosten van de kwaliteit) dat er extra bakjes koffie gedronken werden. deden we dit niet dan kwamen er vragen en scheve gezichten. daarbij komt dat het ene uur niet het andere uur is. de inspanning die je in het begin levert kost relatief weinig moeite (je bent nog fris) terwijl later op de dag die scherpte er wel af is. veel mensen houden het systeem tevreden, dit wordt gaming genoemd: what you measure is what you get (kerr). meet je uren, dan krijg je uren.

fysiek anders dan cognitief?

die effectiviteit geldt echter niet alleen voor fysiek werk, cognitief ligt de ideale werkdag tussen de 4 en de 6 uur,. met een dosis flexibiliteit en autonomie. let wel, het kan zelfs als het heel inspannend is op 2 uur liggen. het publieke geheim is dat iedereen dit al weet, maar omdat we per uur betaald krijgen we uren maken (of braaf schrijven om die vakantie-uren veilig te stellen).  dat is niet alleen zonde van jouw tijd, maar ook van het resultaat. tijd is in veel gevallen ook een verdienmodel geworden. daarbij komt dat we makkelijk in het aantal uren kunnen snijden zonder aan resultaat in te boeten (het vergroot zelfs de creativiteit en innovatie door meer ontspanning). in 1930 werd de 15 urige werkweek voorspelt, maar in plaats van minder zijn we meer gaan werken (en hebben we veel werk geformaliseerd >> onbetaald werk is betaald werk geworden).

uitputting

de 8 urige werkdag put uit (depletion). het maakt je door de week minder fit. er is ook niks stoers aan om deze machocultuur te behouden. de optimale werkdag is 5 uur volgens dit onderzoek. de korte termijn (de maandag) wint het van de lange termijn (de rest van de week, maand en jaar). vakanties horen geen tijd te zijn om op te laden of een weekend om te herstellen. toch lijkt het idee van de 8 urige werkweek en de 5 daagse werkweek en 8 urige werkdag een voldongen feit te zijn.

adder under the gras

sommige denken dat het een addertje onder het gras is als we zeggen 24=40. je krijgt gewoon een salaris zoals dat nu is op basis van 40 uur (of een FTE), maar nu hoef je niet meer die ineffectieve uren te maken. je hoeft niet te doen alsof, je hoeft niet vermoeid op het werk te komen of vermoeid weg te gaan. zo ben je als je wel werkt scherper en benut je je tijd, energie en aandacht veel beter. met als grote voordeel dat we die andere verplichtingen/verantwoordelijkheden er nu ook al bovenop hebben (zoals een gezin). het moet natuurlijk niet zo zijn dat als je thuiskomt je helemaal af bent en ze daar de kosten dragen van een te lange en uitputtende werkdag. het gaat op termijn immers altijd ten kosten van elkaar. dat hoeft niet en is ook nergens goed voor.

meer is minder & minder is meer

zo werken vrouwen gemiddeld betaald 28,5 uur, mannen gemiddeld 39 uur werken (met nadruk op betaald, want onbetaalde arbeid wordt nog steeds door veel vrouwen gedaan). nu wordt er gesteld dat vrouwen meer moeten werken om financieel onafhankelijker te zijn, maar wat nu als al die extra uren niks extra’s opleveren (behalve salaris omdat we je op basis van uren betalen) en we dus niet moeten pleiten voor vrouwen meer te laten werken, maar in het algemeen dus minder. waardoor we allemaal meer gedaan krijgen/of hetzelfde) en de tijdswinst gebruiken voor andere dingen zoals jezelf, gezin, gezondheid, samenleving etc. zouden we dan ook niet veel meer gelijkwaardigheid creëren?

wat zou jij met die tijdswinst doen?

deze sociale innovatie zorgt voor meervoudige winst

werkvierentwintigmotivatiestructurenwerkweekeffectiviteitkwaliteitmotivatieproductiviteitsociale innovatietijdswinstvitaliteit

wat is de sociale innovatie van de komende 10 jaar waarmee we vitaliteit en effectiviteit verhogen, productiviteit en kwaliteit verbeteren en tijd besparen?

vitaliteitswinst

intrinsieke motivatie is by far de beste voorspeller van vitaliteit. intrinsieke motivatie is de beste voorspeller van welzijn en van de prestaties die mensen kunnen leveren.

1 van de kenmerken van mensen in tegenstelling tot machines is dat we moe worden. niks baanbrekends natuurlijk. maar die vermoeidheid speelt wel een rol bij je inzetbaarheid. nu herstellen mensen prima van een inspanning en komt het ook voor dat we af en toe een piekbelasting hebben. dit kan fysiek, emotioneel, cognitief en mentaal het geval zijn. structureel lang werken zorgt ervoor dat je het weekend nodig hebt om te herstellen en een vakantie nodig hebt om op te laden.

zonde als je het mij vraagt. als we meer kwaliteit aan de tijd geven dan zijn mensen niet gelukkiger, maar ze functioneren ook beter, hebben ze meer tijd & energie thuis en is de thuisbasis ook beter op orde. vaak is het de combinatie tussen werk & privé waardoor mensen minder gemotiveerd en inzetbaar zijn en zelfs ziek uitvallen.

productiviteitswinst

nu is de term productiviteit ook redelijk gedateerd. veel werk is niet meer te vakken in meetbare eenheden. dat werk meetbaar moest zijn, was 1 van de fundamenten van het scientific management, het ontbreken van intrinsieke motivatie ook. wanneer mensen intrinsiek gemotiveerd zijn dan willen ze het beste resultaat mogelijk behalen. sturen op output is dan overbodig (overigens betekent het niet dat je nooit iets mag meten).

het sturen op input en zeker tijd is ook ouderwets, uren zijn een slechte graadmeter voor resultaat. dat wist kellogs (van de cornflakes) ook al. en bracht het aantal uren per dag terug naar 6. de output bleef hetzelfde. onlangs werd er gevraagd naar het aantal uren dat men per dag werkt en dat kwam op 5 uit. met een 4 daagse werkweek hoeven we ons ook geen zorgen te maken over de productiviteit. uit onderzoek blijkt dat we zowel de ineffectieve uren als een dag kunnen missen zonder dat het ten kosten gaat van het resultaat. zeker als we het combineren met technologie.

dit voorbeeld komt rechtstreeks van een productiebedrijf af: bij het productiebedrijf is er sprake van man-uren en machine-uren & voorrraad. de machine-uren kunnen omhoog als ze in de uren draaien waarin er geen mensen werkzaam zijn (meestal de nacht & het weekend). het programmeren van de machines gebeurt dan overdag voor kleinere hoeveelheden en tegen het eind van de werkdag worden de grotere hoeveelheden ingesteld. zo verhoog je de machine-uren maar hoef je de man-uren niet mee te verhogen om de productie te verhogen. uiteraard wil je ook niet een enorme voorraad opbouwen. het is dan de afweging die je maakt welke producten je overdag en welke producten je in de nacht kan maken.

het probleem is echter dat we het denken en het doen van elkaar hebben gescheiden en de medewerker niet betrekken bij het ‘schaarste’ vraagstuk. waardoor er een sub-optimale uitkomst ontstaat. hierdoor neemt niet alleen het plezier maar ook het resultaat af. dit geldt niet alleen voor het bovenstaande voorbeeld, maar denk ook aan de zorgmedewerker, de docent etc. gebruik de ideeën, use it or loose it.

effectiviteitswinst

wanneer we naar de hele keten kijken dan heeft het ook geen zin om 1 ding te optimaliseren als dat ten kosten gaat van andere facetten. daarom is het belangrijk dat we voorzichtig zijn met het sturen op ‘kpi’s’. zoals in het voorbeeld hierboven, machine-uren, arbeidstijd en voorraad. meestal geven deze in een dashboard aan hoe ‘productief’ men is. zo kan callcentermedewerker heel veel telefoontjes behandelen, maar als mensen niet goed geholpen zijn zullen ze weer terugbellen. er is dan sprake van een hoge output maar de kwaliteit van de contacten is beperkt om over de effectiviteit maar te zwijgen. de telefoontjes zijn wel heel efficiënt behandeld.

kwaliteit

veel organisaties zitten echter nu bomvol controle systemen om de kwaliteit van het werk te kunnen waarborgen. maar waar het vaak toch fout gaat is bij het menselijk handelen. hoe kan dat ongeluk gebeuren ondanks alle verantwoordingssystemen? het idee dat met meer controle het beter wordt is dan ook niet waar. het is de illusie van control en het maakt het dikwijls onveiliger doordat we niet meer zelf nadenken, maar het systeem laten denken. dit kan ten kosten van de kwaliteit/veiligheid gaan.

we verschuiven de verantwoordelijkheid graag naar de systemen. het denken wordt hiermee overgenomen, het maakt daarmee passief en reactief. wouter hart spreekt hierover het verkeerslicht versus het rotonde denken.  let op het woord verantwoordelijkheid. zo kan je ergens verantwoordelijk voor zijn, maar niet schuldig. tenzij iemand het willens en wetens heeft gedaan is er sprake van schuld. wanneer het schuld wordt genoemd is er sprake van een afrekencultuur. dit laatste is natuurlijk geen fijn uitgangspunt in een organisatie. als mensen bang zijn om fouten te maken dan is de risicoarme strategie vooral niks doen, dan kan je ook niks fout doen.

vermoeidheid zorgt ervoor dat mensen minder gaan functioneren waardoor de kansen op ongelukken/fouten toeneemt. het duurt langer om de machine te programmeren of je stelt het de machine verkeerd in. hier is al sprake van na 4 a 6 uur. bij sommige beroepen zelfs na 2 uur inspanning.

tijdswinst

wanneer we alle facetten inzetten dan is het resultaat ook tijdswinst. het komt niet alleen de gezondheid ten goede maar ook het resultaat. er is dan sprake van mutual gains. oftewel er is een win-win situatie mogelijk. deze tijdswinst kunnen we ook inzetten voor (maatschappelijke) gezondheidswinst. zo houden we de zaag scherp en zijn we allemaal goed ‘uitgerust’. niet alleen in de termen van energie, maar ook in termen van de zaag, het juiste gereedschap bij je hebben is het halve werk. de mensen zijn het menselijke kapitaal van de organisatie, waarom zagen we dan wel met een botte zaag?

nu is er hier 1 maar: in de visie van werkvierentwintig is niet de medewerker het gereedschap (resource) maar is de organisatie het gereedschap van de medewerker. hoe kan de organisatie de medewerker helpen het werk zo goed mogelijk uit te voeren? in de theorie wordt dit enabling versus coercive control genoemd. zoals je kan lezen draai ik het paradigma 180 graden om. dit noem ik van hrm naar htm, van human resource management naar human talent & motivation. de 21ste eeuw vraagt om een andere manier van werken. deze sociale innovatie maakt het verschil in de komende 10 jaar.

wil je nu meer weten over sociale innovatie binnen jouw organisatie, neem dan contact op met mij: info@werkvierentwintig.nl

broccoli

4 misvattingen over werk.

werkvierentwintigmotivatiestructurenwerkweekeffectiviteitherstelvermogenmoemoeiteplezierwerkvierentwintig

lees hieronder de 4 grootste misvattingen over werk.

1: werken gaat om ‘moe worden’.

1 van de grootste misvattingen is dat je moe thuis moet komen van het werk. deze arbeidsethos is echter best hardnekkig. vroeger was het werk fysiek veel zwaarder. tegenwoordig komen we niet fysiek maar mentaal moe thuis. juist dat is zonde, want je prefrontale cortex is gekrompen. daar word je motivatie, empathie, creativiteit en je probleemoplossend vermogen bepaald. voor je het weet sta je op automatische piloot en kook je weer hetzelfde prakkie (alweer broccoli).

bij alle andere activiteiten is moe een teken van je lichaam dat je moet rusten. structureel met een lege maag thuiskomen is ook niet gezond. laten we wat meer naar ons lichaam (en geest) luisteren.

2: we moeten 8 uur maken anders kost het de werkgever geld.

nee je werkgever wil niet dat je uren maakt, maar dat je resultaten boekt (tenzij je in een urenfabriek werkt). we weten dat de ideale werkdag grofweg tussen de 4 en de 6 uur is. daarna neemt de toegevoegde waarde die ‘per uur’ geleverd wordt significant af. soms is het noodzakelijk om deze ineffectieve werkwijze door te zetten omdat een klus die dag nog af moet, maar structureel is dat onverstandig.

daarom pleiten wij voor de 6=8 filosofie. uren zijn een handige maatstaf als het gaat om mentale en fysieke belasting, maar om ze nog te gebruiken door te klokken is achterhaald. het draait om gezond verstand, redelijkheid en daar kunnen bepaalde structuren bij helpen, zelfs uren.

3: slapen doe je snachts.

het herstelvermogen van mensen wordt onderschat. we denken vaak dat dingen zoals pauze (even ontspanning) of zelfs slapen ten kosten gaat van de resultaten op het werk. 1 van de dingen die veel mensen gedurende de week ervaren is tijdschaarste. dit is even schadelijk als geldschaarste, waardoor mensen 13 IQ punten minder hoog scoren in tijden van structurele schaarste. er is zelfs een verband tussen het verdiende inkomen en de hoeveelheid slaap die iemand heeft.

ook daar geldt dat de meeste mensen tussen de 6 en 8 uur slaap nodig hebben. in de winter zelfs wat meer dan in de zomer. daarom pleiten we ook voor een 4 daagse werkweek icm de 6=8 filosofie. waardoor mensen op lange termijn beter inzetbaar zijn zonder dat het ten kosten gaat van het resultaat. na een langere inspanning moet je in verhouding langer herstellen dan van een kortere inspanning. elke dag een gevoelsmatige marathon lopen is een recept voor burn out.

daarom zou het weekend er niet moeten zijn om op te laden, daar zou men gedurende de week meer tijd voor moeten hebben. het is niet voor niets zo dat de meeste mensen ziek worden tijdens het weekend of in de vakantie. dan krijgt het lichaam de gelegenheid om toe te geven aan de vermoeidheid. steeds vaker blijkt dat geen fysieke maar psychologische vermoeidheid te zijn, wat uiteraard ook zorgt voor een mindere fysieke conditie/belastbaarheid.

4: betaald werk is altijd goed.

sommige werkzaamheden voegen geen waarde toe. dit zijn werkzaamheden waarbij het de medewerkers de meeste moeite kost om ze te doen. soms voelt het dan als bezigheidstherapie voor volwassenen. mensen lopen er spreekwoordelijk op leeg. mensen willen vanuit zichzelf resultaten boeken, vooruitgang zien. werkzaamheden die er niet aan bijdragen zijn voor vele dan ook een struikelblok.

denk aan onnodige administratie. kost vaak enorm veel tijd maar voor vele is het de vraag wat de toegevoegde waarde is. als dit duidelijk is dan zijn mensen vaak ook bereid het te doen. daar ligt een taak voor de controllers om het belang van bepaalde werkzaamheden inzichtelijk te maken (interne & globale transparantie).

als mensen proberen we altijd manieren te verzinnen om het werk beter, eenvoudiger en makkelijker te maken. het idee dat werk dus altijd goed is… dat hindert innovatie. denk aan de wasmachine. door de uitvinden van de wasmachine kwam er tijd vrij voor andere dingen in het leven van mensen (destijds vooral voor vrouwen). waarom doen we dat dan niet met de werkweek/werkdag? de komende jaren zullen we veel veranderingen zien op het gebied van sociale innovatie. waarom moeten we altijd maar bezig zijn en waarom is druk zijn goed?

combineer je punt 1 t/m 4 dan heb je de ideale werkweek te pakken.

we beschrijven dit in de plezier/moeite ratio. annemiek van vleuten legt het prachtig uit aan de hand van haar trainingsschema. waarmee we gelijk punt 1 weer behandelen. effort/moeite is een noodzakelijk ingrediënt, maar als de baten minder zijn dan levert het per saldo dus niet het gewenste resultaat op. hierbij zijn de marginale kosten groter dan de marginale opbrengsten. dan zijn we het punt van maximale winst (MO=MK) gepasseerd. bij het zwemmen wordt er dan gezegd dat je gaat ‘harken’. je stopt er steeds meer energie en brute kracht in, maar laat je techniek volledig verslappen. de kunst is om vanuit ontspanning te blijven zwemmen (werken). hierin ontstaat flow en lijkt het vanzelf te gaan.

het is dan ook niet gek dat we vaak met een negatieve connotatie zeggen: “nu moet ik ervoor werken”

 

f*ck uren

werkvierentwintigmotivatieeffectiviteitkoolmeesmotivatiescientific managementurenwederkerigheidwerkvierentwintig

we kunnen van alles maken, van taarten tot ruzie, maar uren kunnen we niet maken. tijd gaat voorbij of je dat nu wil of niet. maar tijd is altijd van jezelf. een werkgever die dus verlangt dat je uren maakt leeft nog in de vorige eeuw. het (on)zichtbaar klokken stamt af van het scientific management. een fabrieksmindset op werk (en op de mens). hier komt voor een deel de term loonslaaf vandaan. je laat je gevoelsmatig ketenen en bent vrij om om 17:00 jezelf te ontdoen van de kettingen.

we kunnen het niet vaak genoeg zeggen: het gaat om autonomie. “the desire to be self directed” is universeel en uiteraard rekeninghoudende met de situatie (redelijkheid).

struikelen

dat terwijl werk vraagt om mensen die zelf nadenken, mensen die tussen de regels kunnen lezen en naar eigen inzicht kunnen handelen (met oog voor de systeem en de leefwereld). dat past ook niet bij wat de wetenschap weet. we helpen graag om deze mismatch te verkleinen. het zijn de kleine dingen die het namelijk doen. waarover we kunnen struikelen of juist van opbloeien! in dit geval is het de stoeptegel waarover je struikelt daar lig je dan languit op de grond. dit zijn de spreekwoordelijke druppels die de emmer doen overlopen. nog niet overtuigd? lees dan onderstaande voorbeeld.

“met kerstavond en oud en nieuw mocht ik om 15:00 naar huis. ik vond het fijn dat ik vroeger thuis was. het voelde als een blijk van waardering voor een jaar hard werken. vandaag hoorde ik dat ik er 4 verlofuren voor moest inleveren.”

wederkerigheid

het zorgt voor een instrumentele kijk op de werkrelatie en het haalt dus vooral de sociale elementen weg. het meest extreme kille, koude (bijna zure) voorbeeld kregen wij onlangs te horen. het laat zien dat wederkerigheid, een sterk menselijk begrip, niet omarmd wordt. wij vinden het een vrij pijnlijk voorbeeld, maar voor veel mensen is dit de werkelijkheid.

voorproefje: tijd: er zijn twee verschillende soorten tijd. chronos en kairos. daarom zijn wij voor een kortere werkdag in de gedachten van kairos. een beetje rebels gezegd komt dat neer op: f*ck uren.

functionele tijd

uiteraard zijn er beroepen waarbij bezetting noodzakelijk is. dit is functionele tijd (beperk die tijd tot diensten van 6 uur, de kwaliteit schiet omhoog). toch is het gros van de beroepen niet gebaseerd op tijd, maar op effectiviteit, op resultaat en op kwaliteit. we snappen best dat als je dingen doet dat tijd kost en dat is niet erg. alleen tijd als controlemiddel is achterhaald. het is een papieren systeem werkelijkheid geworden. die niet meer aansluit bij wat de wetenschap weet als de behoefte van mensen (tijdens en na net werk) .

uurtje factuurtje

bij werkvierentwintig doen we daarom ook niet aan uurtje factuurtje. f*ck uren, tijd is altijd van onszelf. wij gaan daarom spaarzaam met onze tijd om en ook met de tijd van de ander. daarom gaan we in 2020 volledig online verder. reistijd en fysieke afspraken kosten nu eenmaal meer tijd dan wat de technologie ons vandaag de dag kan bieden (skype, zoom, whatsapp etc).

structuren

met werkvierentwintig pakken we de struct(uren) aan die ervoor zorgen dat mensen hun motivatie verliezen. de wetenschap heeft inmiddels wel aangetoond dat er 1 element is waardoor mensen goed gedijen (autonomie!) lees het artikel hieronder. we hopen stiekem ook dat onze minister meeleest.

dan ariely

wij zijn groot van deze psycholoog & gedragseconoom. hij zegt met onderstaande zin waar wij met werkvierentwintig voor staan.we gaan van human resource… de mens is een productiefactor, naar human talent of human motivation.

bureaucratie is de voornaamste drijfveerkiller, zo stelt hij. ‘Ik heb niets tegen juristen hoor, maar steeds meer bedrijven timmeren van alles dicht met ingewikkelde contracten’,

kunnen jullie wel wat hulp gebruiken. zet bij de aanvraag de term: “f*ck uren” en mail naar info@werkvierentwintig.nl