top 5 tips om tijd te besparen

iedere organisatie heeft ze wel. een paar rituelen waarvan de medewerkers zelfs afvragen wat het nut en de noodzaak van deze rituelen zijn. in de blog nemen we je mee in de 5 dingen die je het meeste tijd besparen.

1 – neem alsjeblieft pauze! en dat is onderdeel van je werktijd.

huh wat… dat kost toch tijd? jazeker en het levert een heleboel op. het skippen van je pauze is de nummer 1 fail van organisaties. pauze is cruciaal. zuurstof is bij jullie toch ook niet op de bon?!

omdat het zo druk is. omdat je dan een (half) uur eerder naar huis kan. ons advies: doe het niet. het niet nemen van pauze(s) is korte termijn denken. we hebben die ontspanning nodig. even niet aan staan. even niet je blik op het beeldscherm of met je oor aan de telefoon. wandel een stukje. ouwehoer. doe even de ogen dicht en snuif wat verse zuurstof buiten op. dat zorgt weer voor scherpte gedurende dag. daardoor ben je dan ook gelijk effectiever.

2 – vergaderingen zijn altijd optioneel en op woensdag wordt er niet vergaderd.

een harde eis is dat mensen zelf moeten kunnen inschatten of een bijeenkomst noodzakelijk is. daarbij komt ook dat we op woensdagen geen bijeenkomst inplannen. dit geeft (jonge) ouders de mogelijkheid om er voor hun kroost te zijn of voor je ouders wat boodschapjes te doen.

mensen die minder werken kunnen zo nog steeds onderdeel van de organisatie zijn ook op ‘hoger geplaatste functies’. dit kost inderdaad een dag beschikbaarheid. maar levert uitgeruste medewerkers op, want thuis hebben ze meer tijd en aandacht voor de familie. en ook dan wordt dat naar bed gaan ritueel opeens wat minder langdradig. kinderen hebben aandacht nodig. en dat pakken ze hoe dan ook wel. de juffen en meesters zullen jullie eeuwig dankbaar zijn.

3 – gooi whatsapp & e-mail van je telefoon

we communiceren overmatig. zowel per e-mail als per telefoon.

4 – maak de dinsdagochtend en donderdagochtend als stilte ochtend.

we stellen dan ook voor om de dinsdagochtend en donderdag ochtend als stilte ochtend te gebruiken (bijvoorbeeld van 8:00 tot 10:00). dan kan je lekker even ongestoord werken. heb je niks te zoeken op kantoor. start je dag dan wat later. ga lekker sporten, wandel met je hond en skip die ochtendfile. je mede forenzen zullen je eeuwig dankbaar zijn. en je collega’s kunnen ongestoord werken. jullie kunnen natuurlijk ook andere dagen kiezen. zolang jullie dat elkaar maar laten weten in een cctje;) of hang gewoon gewoon weer lekker oldskool het op het prikbord op.

5 – doe je aan aanwezigheidsplicht. beperk dit dan tot 4 – 6 uur.

geef mensen de autonomie om naar eigen tijd en inzicht werk te doen. het lezen van stukken kan prima aan het eind van de dag. na die vergadering en of dat intensieve gesprek ben je niet in staat om een hoog concentratie niveau te halen. langer werken kan zelfs negatieve waarde creëren. naast vermoeidheid door de week heen leidt het ook tot mindere kwaliteit van het werk. uiteindelijk leidt dat ook tot mindere resultaten waaronder een lagere winst.

9 uur werken op een dag om meer salaris te krijgen is zowel voor jezelf als voor de werkgever niet echt snugger. de werkgever kan je beter voor minder uren hetzelfde salaris bieden of andere arbeidsvoorwaarden verbeteren (bijv: ouderschapsverlof verhogen). spreek een maximaal dagtarief af en fix die ‘shit’. hoe? zoek het lekker zelf uit.

is je werk gebonden aan aanwezigheid (werk je in de zorg?) dan pleiten we ervoor om de werkdag langzaam af te bouwen naar maximaal 6 uur en op den duur naar een werkweek van 4 dagen. zo maximeren we de werkweek op 30 uur.

oja en die cao en pensioen onderhandelingen vinden wij vooral kleuren binnen de lijntjes. echte verandering komt er niet. je mag dan misschien wel wat minder laat met pensioen mogen gaan, maar als je al versleten bent op je 55ste dan maken die laatste jaren ook niet meer uit.

succes met het toepassen van 1 of meerdere van deze tips. mochten jullie hulp nodig hebben bij het aanpakken van de (on)zinnige rituelen binnen jullie organisatie: we helpen jullie graag! info@werkvierentwintig.nl > we lezen onze mail regelmatig, maar reageren doorgaans op dinsdagochtend en donderdagochtend. zo beginnen we de week zelden met ad hoc dingen die zich soms vanzelf oplossen.