staafje tijdschrijven voor tijdschrijven

doen jullie nog aan tijdschrijven en hebben jullie dan ook een staafje tijdschrijven voor tijdschrijven? 1 van de vele onzinwerkzaamheden die we erop nahouden is tijdschrijven. ik weet het nog heel goed, mijn directe collega had een kladje naast zijn computer liggen en daar schreef ie per kwartier op wat ie deed. aan het eind van de dag vulde hij het systeem met deze uiterst belangrijke data.

van zijn 4 dagen (32 uur) werken per week was hij 2 uur bezig met tijdschrijven. er waren ongeveer 100 medewerkers op de locatie. dit maakt dat er elke week 200 uur opging aan tijdschrijven. 200 uur is 5 FTE laat dit even tot je bezinken en dan heb ik het nog niet over het effect op motivatie. dit was geen verdienmodel maar een bekostigingsmethode (het was bij de gemeente).

we schrijven tijd omdat we de juiste kosten willen kunnen toeschrijven aan verschillende projecten, want deze hebben we op basis van tijd begroot of het moet kostendekkend zijn. allemaal in het kader van rechtmatigheid (doelmatig kan het niet zijn). er zijn allemaal redenen om dit te doen, maar tegen welke prijs? wat is de prijs van een prijskaart vraagt berend van der kolk zich af in zijn boek: de meetmaatschappij, maar wat is het prijs van tijdschrijven, kan dat niet pragmatischer, kan er dan niet een andere verdeelsleutel zijn?

het kan nog gekker. dit was per 15 minuten, maar binnen bepaalde branches is het heel normaal om per 6 minuten tijd te schrijven. het voordeel hiervan is dat je in ieder geval weet hoe het met de stoelgang van je collega’s zit. 6 minuten is een kleine boodschap, 12 minuten is een grote boodschap.  om vervolgens planningen te maken waarin er declarabele uren moeten zijn, persoonlijke ontwikkeling (cursussen) en andere nevenactiviteiten (de indirecte uren).

moet je nagaan dat je hele agenda al volgepropt is met allemaal verplichtingen, waarin zelf je indirecte uren al een bestemming hebben. voor sommige mensen ziet hun vrije tijd er zo uit. een lekker vooruitzicht is het niet. vele van ons zullen dan ook een prettig gevoel gehad hebben gedurende de lockdown: even niets moeten, geen (social) verplichtingen. een hr business partner zei het heel mooi: dit legt een druk op die onnodig is, als we het weghalen doen ze het werk ook wel, maar dan zonder de stress en met ademruimte. daniel pink legt het heel mooi uit in zijn pleidooi over een andere kijk op motivatie. een bedrijf gaf mensen 1 dag volledige autonomie (terug). op die dag werden 80% van alle innovaties ontwikkeld.

tijd is overigens ook een verdienmodel. er zit dus ook geen enkele noodzaak om wat aan deze methode te doen. het is een methode die de schijn van nauwkeurigheid en de illusie van controle wekt, waar mensen beperkt worden tot hun aanwezigheid en waar soms tijd gerekt wordt om maar aan de ‘uren’ te komen. het zal niet de eerste organisatie zijn die een probleem met de facturering heeft i.v.m onbenutte uren. dit is geen verzinsel, het gebeurt bij grote ict projecten, maar ook bij de schilder die de dag rekt om maar de 8 uur te kunnen facturen. wie te snel klaar is schiet zichzelf in de voeten of word je ontslagen omdat je te effectief werkt.

het tijdschrijven is een methode en denkwijze die gemaakt is voor en door postzegelverzamelaars en boekhouders die tot op de cent nauwkeurig willen werken, maar niet voor controllers en ondernemers, mensen die het grotere plaatje willen zien. het is een vorm van schijnnauwkeurigheid en daardoor verzanden we in discussies achter de komma en staafjes tijdschrijven voor tijdschrijven (micromanagement).