de gemiddelde werkdag

motivatieemmafocusgezondheidkantoorproductitiviteittijdswinst

hoelang denk jij dat je effectief kan werken? uit brits onderzoek blijkt dat de gemiddelde kantoormedewerker 2 uur en 53 minuten effectief kan werken. ik ben zo vrij geweest om de gemiddelde werkdag op kantoor uit te tekenen. wat vinden jullie van mijn paint skills? met dat in het achterhoofd is die ’24 urige werkweek’ niet ver weg meer. we weten immers dat de meeste mensen tussen de 3 en de 5 uur per dag effectief, geconcentreerd kunnen werken. voeg daar een snufje social talk (ook niet onbelangrijk) en de werkdag kan je rekken tot 4 a 6 uur. dan is het gedaan met de puf, de energie en de focus. ga lekker naar huis, klap de laptop dicht, loop naar beneden (of welke variant er voor jou van toepassing is), maar werk vooral niet door. rust is geen luxe maar ook een cruciaal ingrediënt om te blijven functioneren.

ga je structureel langer door dan krijg je te maken met uitputting (depletion) van zowel je fysieke als je geestelijke gestel (als je fysiek zwaar werk doet bestaat er de inspanningsparadox). mensen die zwaar werk doen zijn minder fit en leven minder lang. dit verklaart voor een groot deel ook het verschil in verwachte leeftijd tussen deze type beroepen. ook in dat geval loont het om de werkdag in te korten. het gaat immers niet om hoe je af kan zien, maar hoe je herstelt.

desalniettemin kan ook een witte boorden beroep flink te leiden hebben aan onze 8 urige werkdag, zittend achter een beeldscherm is ook niet al te bevorderlijk voor je. je komt niet alleen vitamine d tekort, maar krijgt ook dikke enkels vanwege een slechte doorbloeding. de kantoorpop emma, vormgegeven door gedragsdeskundige william higman in 2019 laat een beeld zien van de worstcasescenario. emma is een vrouw die veel kantoorwerk doet, nauwelijks beweegt en verschillende kwalen ontwikkelt zoals een bochel, spataderen, rode ogen en een slechte huid met onder andere eczeem. de gedragsdeskundige ontwikkelde emma om duidelijk te maken welke gevolgen dit heeft voor de toekomstige medewerkers.

bovendien is uitputting in welke vorm dan ook niet bevorderlijk voor mensen. je kan op korte termijn prima een piekbelasting aan. zo liep ik afgelopen maart de 60 van texel, maar dat betekent wel dat er daartegenover hersteldagen zitten (en veel ook). wil je duurzaam inzetbaar zijn dan is het belangrijk dat we niet uitgeput thuiskomen (structureel) maar juist nog fit en dus niet moe of uitgeput. ik had meer km’s gemaakt als ik elke dag onder de 10 km loop dan 1 x 60 km. van die 10 km ben ik de volgende dag weer hersteld maar naarmate de inspanning toeneemt, neemt de hersteltijd nog meer toe.

helaas zijn veel mensen murw en overprikkelt na een dag werken en ploffen ze op de bank. de helft van de nederlanders kampt met overgewicht, eet ongezond (gaat voor de snelle keuze) en beweegt te weinig. een hele slechte combinatie voor je mentale en fysieke gezondheid, maar ook voor je inzetbaarheid. toch verwachten we dat ons lichaam (en geest) de volgende dag weer paraat is bij die vergadering (waarvan je nu weet ook twijfelachtige toegevoegde waarde heeft). we putten onszelf ermee uit en worden minder scherp.

daarom heeft werkvierentwintig een programma ontwikkeld. in deze pilot van 6 weken, werken we 4 dagen van 4 a 6 uur. waarin je zelf kan ervaren hoe het is om de werkweek effectiever in te delen. voor meer informatie over de pilot klik dan op deze link.

don’t kill the time

motivatiegriekse tijdtijdtijdswinstwerkvierentwintigmethode

don’t kill the time. de tijd vliegt voorbij, laten we er dan ook zuinig mee omgaan. het is het enige dat je nooit meer terugkrijgt. het heeft ook qua werken geen toegevoegde waarde. wat zeggen de meeste mensen als ze op hun sterfbed liggen: had ik maar iets meer tijd en aandacht voor mijn dierbaren gehad. zelden komt er dan: had ik maar meer tijd op of aan het werk gespendeerd. we verbrassen teveel tijd op of aan het werk en dat is nergens goed voor.

hoe kan je er voor zorgen dat je geen tijd dood, dode tijd is ook weinig motiverend. hier komen 3 tips.

1: noteer voor 1 week lang waar je mee bezig bent. van vergaderingen tot e-mail van reistijd tot kletsen. er zijn net zoals energievreters ook tijdvreters. bij energie komt het er vaak op neer dat het meer moeite kost dan plezier of resultaat oplevert, dit werkt met tijd hetzelfde. geef aan dat je beter met je tijd & energie om wil gaan als je de vergadering mist. daar komt steeds meer begrip voor. communiceer het wel.

2: zorg dat je voldoende slaapt. wie goed is uitgerust werkt effectiever, maakt minder fouten en is ook stressbestendiger. het helpt dan om de dag van tevoren alles klaar te leggen. je agenda kort door te nemen, zodat je dat niet al haastend in de ochtend doet of gooi de tank vol, pomp je fietsband op en leg je outfit klaar. zo loop je niet achter de feiten aan, het geeft je meer rust in de kostbare ochtenduurtjes. druk zijn is nergens goed voor. druk doen al helemaal niet.

3: verminder de afleiding, zoals een telefoon, stoort je overdag, maar zorgt ook voor een teveel aan prikkels. niet alles is acuut. je hoeft zeker niet altijd direct op te nemen en zo houd je regie over je tijd, energie en je focus. juist daar gaan we de mist in, 1 afleiding maakt dat je weer 15 minuten nodig hebt om ergens dieper in te zitten.

deze tips zorgen ervoor dat je meer tijd, energie en aandacht over houd voor dingen die ook belangrijk zijn. het gaat niet ten kosten van elkaar, maar kunnen elkaar versterken. misschien is de maandag even wennen, maar het betaalt zich dubbel en dwars terug door de week, maand en het jaar heen.

lees ook deze blogs >> tijdswinst en griekse tijd

tijdswinst

motivatieenergiemotivatietijdswinst

iedereen kent het verhaal van de houthakker wel die naarmate de tijd verstrijkt meer moeite doet maar minder bomen hakt. dit voorbeeld wordt gebruikt van stephen covey: houd je zaag scherp. 1 van de dingen die ervoor zorgt dat je zaag scherp houdt is door goed uitgerust te zijn. dit heeft 2 betekenissen: het juiste gereedschap bij je te hebben en niet vermoeid te zijn.

in veel gevallen ben jij je eigen gereedschap. we vragen door de dag heen een hoop van ofwel ons hoofd/brein ofwel onze fysiek. het maakt dus niet uit of je aan de slag bent als een beroep dat lijkt op die van de houthakker of niet. aan beide zit een bepaald limiet en die grens ligt rond de 4 a 6 uur. er zijn zelfs beroepen waar de grens al op 2 uur ligt.

na 2 uur intensief werk te doen verslapt je concentratie en raak je uitgeput – depletion. dit is de hoeveelheid cognitieve en of fysieke energie die mensen in zich hebben na een goede nachtrust en goede voeding. door tijdig te stoppen zorg je ervoor dat je minder lang hoeft te herstellen om deze energievoorraad weer aan te vullen. het is niet alleen energie maar denk ook aan je frontale lob. het bepaalt je motivatie, proactiviteit, creativiteit/probleemoplossend vermogen, je libido, je impulsbeheersing & prikkelbaarheid.

deze lob wordt als je je inspant uitgeknepen (daar is niks mis mee), maar heeft weer tijd nodig om te herstellen. wie vaker in het rood gaat, start de volgende dag weer met een accu die niet 100% is opgeladen. thuis (gestopt met werken) wordt er ook nog het nodige van je gevraagd. je wil dan geen zoutzak zijn die nergens meer puf in heeft (wat overigens heel goed te verklaren is met de huidige werkweek).

Resilience Is About How You Recharge, Not How You Endure

terwijl we dat voor onze telefoon vaak wel doen, verwaarlozen we het bij onszelf. hierdoor worden we minder energiek en effectief. we maken meer fouten en komen is een soort van sleur. die sleur ontstaat mede door het uitknijpen van je fysieke en cognitieve energie. dat bepaald dan ook in hoeverre je gemotiveerd bent en in staat bent om nieuwe initiatieven te ontplooien. algoed, je herkent hier vast wel veel dingen in van vorige blogs.

wat nu als we de tijdswinst inzetten voor je gezondheid, jezelf, gezin en dit niet ten kosten gaat van je werkprestaties. daar leggen we immers de lat vaak naast en wordt vaak aangedragen als de reden dat een kortere werkdag niet werkt. het tegenovergestelde is waar. je krijgt niet alleen je werk beter gedaan & je hebt meer tijd en energie thuis!

wie wil dat nu niet?

hoe zou jij die (2 uur) tijdswinst inzetten? vul dan de peiling in >> peiling <<

 

return on time

motivatie4 daagse werkweekprettig productiefreturn on investmentreturn on timeROIROTtijdswinstwelzijn

ga niet voor return on investment maar return on time (ROT). van 5 dagen werken naar 4 dagen werken betekent niet dat je 20 % minder gaat werken, maar dat je effectiever gaat werken omdat je 50% meer vrije tijd hebt. je gaat namelijk van 2 dagen vrij, naar 3 dagen vrij. ideaal toch. de onderzoeken tonen aan dat de 4 daagse werkweek niet zorgt voor verminderde productiviteit/resultaten maar zelfs tot betere resultaten. daarmee heb je een hogere return on time.

“After crowdsourcing opinions on which activities would be equated with leisure time and then calculating this time for participants, the team found that while subjective wellbeing rose with the amount of free time up to about two hours, it began to drop once it exceeded five hours.” (bron: the guardian).

welzijn

te veel vrije vrije tijd wordt gelinked om minder welzijn. dat is op zich ook best logisch. mensen willen graag wat voor een ander betekenen. verveling staat op de loer en misschien word je daardoor ook wel te weinig (cognitief) geprikkeld. er is dus ook hier sprake van een optimale return on time. dit geldt uiteraard ook voor de werkdag. de wet van parkinson luidt dat werk zich vult met de tijd die ervoor beschikbaar is. te veel tijd voor een project kan dus ook tot verveling leiden (en onnodig werk).

de sweetspot

hier komt werkvierentwintig om de hoek zetten. door 4 dagen te werken van grofweg 6 uur heb je de sweetspot gevonden. die werkdag van tussen de 4 en de 6 uur (leef je uit). daarin heb je de voldoening die werk je kan geven, daarin is je motivatie sky high en houd je tijd over voor andere dingen die ook belangrijk zijn in je leven. er zijn maar weinig activiteiten die na ca. 6 uur nog leuk zijn. zo is je zaag altijd scherp! je zet de effectiviteit om in tijdswinst en word daarmee prettig productief. het eerste wat dan sneuvelt is zinloos en tijdconsumerend werk zoals vergaderingen (ja ook online).

4 daagse werkweek

kortom, de 4 daagse werkweek en de effectievere werkdag (want zo noem ik het liever) zorgt voor meer welzijn, betere productiviteit en een hogere kwaliteit van motivatie. zo wordt jouw tijd weer jouw tijd. je werkgever wil namelijk niet je tijd, maar hetgeen je kan leveren. de hele discussie rondom parttime & fulltime is dus slechts een oppervlakkige discussie met termen als deeltijdcultuur. tijd kan immers nooit een doel op zich zijn maar een middel om iets te bereiken. tijd is voor je gezin veel waardevoller dan voor je werk of opdrachtgever.

 

 

deze sociale innovatie zorgt voor meervoudige winst

motivatiestructurenwerkweekeffectiviteitkwaliteitmotivatieproductiviteitsociale innovatietijdswinstvitaliteit

wat is de sociale innovatie van de komende 10 jaar waarmee we vitaliteit en effectiviteit verhogen, productiviteit en kwaliteit verbeteren en tijd besparen?

vitaliteitswinst

intrinsieke motivatie is by far de beste voorspeller van vitaliteit. intrinsieke motivatie is de beste voorspeller van welzijn en van de prestaties die mensen kunnen leveren.

1 van de kenmerken van mensen in tegenstelling tot machines is dat we moe worden. niks baanbrekends natuurlijk. maar die vermoeidheid speelt wel een rol bij je inzetbaarheid. nu herstellen mensen prima van een inspanning en komt het ook voor dat we af en toe een piekbelasting hebben. dit kan fysiek, emotioneel, cognitief en mentaal het geval zijn. structureel lang werken zorgt ervoor dat je het weekend nodig hebt om te herstellen en een vakantie nodig hebt om op te laden.

zonde als je het mij vraagt. als we meer kwaliteit aan de tijd geven dan zijn mensen niet gelukkiger, maar ze functioneren ook beter, hebben ze meer tijd & energie thuis en is de thuisbasis ook beter op orde. vaak is het de combinatie tussen werk & privé waardoor mensen minder gemotiveerd en inzetbaar zijn en zelfs ziek uitvallen.

productiviteitswinst

nu is de term productiviteit ook redelijk gedateerd. veel werk is niet meer te vakken in meetbare eenheden. dat werk meetbaar moest zijn, was 1 van de fundamenten van het scientific management, het ontbreken van intrinsieke motivatie ook. wanneer mensen intrinsiek gemotiveerd zijn dan willen ze het beste resultaat mogelijk behalen. sturen op output is dan overbodig (overigens betekent het niet dat je nooit iets mag meten).

het sturen op input en zeker tijd is ook ouderwets, uren zijn een slechte graadmeter voor resultaat. dat wist kellogs (van de cornflakes) ook al. en bracht het aantal uren per dag terug naar 6. de output bleef hetzelfde. onlangs werd er gevraagd naar het aantal uren dat men per dag werkt en dat kwam op 5 uit. met een 4 daagse werkweek hoeven we ons ook geen zorgen te maken over de productiviteit. uit onderzoek blijkt dat we zowel de ineffectieve uren als een dag kunnen missen zonder dat het ten kosten gaat van het resultaat. zeker als we het combineren met technologie.

dit voorbeeld komt rechtstreeks van een productiebedrijf af: bij het productiebedrijf is er sprake van man-uren en machine-uren & voorrraad. de machine-uren kunnen omhoog als ze in de uren draaien waarin er geen mensen werkzaam zijn (meestal de nacht & het weekend). het programmeren van de machines gebeurt dan overdag voor kleinere hoeveelheden en tegen het eind van de werkdag worden de grotere hoeveelheden ingesteld. zo verhoog je de machine-uren maar hoef je de man-uren niet mee te verhogen om de productie te verhogen. uiteraard wil je ook niet een enorme voorraad opbouwen. het is dan de afweging die je maakt welke producten je overdag en welke producten je in de nacht kan maken.

het probleem is echter dat we het denken en het doen van elkaar hebben gescheiden en de medewerker niet betrekken bij het ‘schaarste’ vraagstuk. waardoor er een sub-optimale uitkomst ontstaat. hierdoor neemt niet alleen het plezier maar ook het resultaat af. dit geldt niet alleen voor het bovenstaande voorbeeld, maar denk ook aan de zorgmedewerker, de docent etc. gebruik de ideeën, use it or loose it.

effectiviteitswinst

wanneer we naar de hele keten kijken dan heeft het ook geen zin om 1 ding te optimaliseren als dat ten kosten gaat van andere facetten. daarom is het belangrijk dat we voorzichtig zijn met het sturen op ‘kpi’s’. zoals in het voorbeeld hierboven, machine-uren, arbeidstijd en voorraad. meestal geven deze in een dashboard aan hoe ‘productief’ men is. zo kan callcentermedewerker heel veel telefoontjes behandelen, maar als mensen niet goed geholpen zijn zullen ze weer terugbellen. er is dan sprake van een hoge output maar de kwaliteit van de contacten is beperkt om over de effectiviteit maar te zwijgen. de telefoontjes zijn wel heel efficiënt behandeld.

kwaliteit

veel organisaties zitten echter nu bomvol controle systemen om de kwaliteit van het werk te kunnen waarborgen. maar waar het vaak toch fout gaat is bij het menselijk handelen. hoe kan dat ongeluk gebeuren ondanks alle verantwoordingssystemen? het idee dat met meer controle het beter wordt is dan ook niet waar. het is de illusie van control en het maakt het dikwijls onveiliger doordat we niet meer zelf nadenken, maar het systeem laten denken. dit kan ten kosten van de kwaliteit/veiligheid gaan.

we verschuiven de verantwoordelijkheid graag naar de systemen. het denken wordt hiermee overgenomen, het maakt daarmee passief en reactief. wouter hart spreekt hierover het verkeerslicht versus het rotonde denken.  let op het woord verantwoordelijkheid. zo kan je ergens verantwoordelijk voor zijn, maar niet schuldig. tenzij iemand het willens en wetens heeft gedaan is er sprake van schuld. wanneer het schuld wordt genoemd is er sprake van een afrekencultuur. dit laatste is natuurlijk geen fijn uitgangspunt in een organisatie. als mensen bang zijn om fouten te maken dan is de risicoarme strategie vooral niks doen, dan kan je ook niks fout doen.

vermoeidheid zorgt ervoor dat mensen minder gaan functioneren waardoor de kansen op ongelukken/fouten toeneemt. het duurt langer om de machine te programmeren of je stelt het de machine verkeerd in. hier is al sprake van na 4 a 6 uur. bij sommige beroepen zelfs na 2 uur inspanning.

tijdswinst

wanneer we alle facetten inzetten dan is het resultaat ook tijdswinst. het komt niet alleen de gezondheid ten goede maar ook het resultaat. er is dan sprake van mutual gains. oftewel er is een win-win situatie mogelijk. deze tijdswinst kunnen we ook inzetten voor (maatschappelijke) gezondheidswinst. zo houden we de zaag scherp en zijn we allemaal goed ‘uitgerust’. niet alleen in de termen van energie, maar ook in termen van de zaag, het juiste gereedschap bij je hebben is het halve werk. de mensen zijn het menselijke kapitaal van de organisatie, waarom zagen we dan wel met een botte zaag?

nu is er hier 1 maar: in de visie van werkvierentwintig is niet de medewerker het gereedschap (resource) maar is de organisatie het gereedschap van de medewerker. hoe kan de organisatie de medewerker helpen het werk zo goed mogelijk uit te voeren? in de theorie wordt dit enabling versus coercive control genoemd. zoals je kan lezen draai ik het paradigma 180 graden om. dit noem ik van hrm naar htm, van human resource management naar human talent & motivation. de 21ste eeuw vraagt om een andere manier van werken. deze sociale innovatie maakt het verschil in de komende 10 jaar.

wil je nu meer weten over sociale innovatie binnen jouw organisatie, neem dan contact op met mij: info@werkvierentwintig.nl