staafje tijdschrijven voor tijdschrijven

motivatieprijskaartstaafje tijdschrijventijdschrijvenuren

doen jullie nog aan tijdschrijven en hebben jullie dan ook een staafje tijdschrijven voor tijdschrijven? 1 van de vele onzinwerkzaamheden die we erop nahouden is tijdschrijven. ik weet het nog heel goed, mijn directe collega had een kladje naast zijn computer liggen en daar schreef ie per kwartier op wat ie deed. aan het eind van de dag vulde hij het systeem met deze uiterst belangrijke data.

van zijn 4 dagen (32 uur) werken per week was hij 2 uur bezig met tijdschrijven. er waren ongeveer 100 medewerkers op de locatie. dit maakt dat er elke week 200 uur opging aan tijdschrijven. 200 uur is 5 FTE laat dit even tot je bezinken en dan heb ik het nog niet over het effect op motivatie. dit was geen verdienmodel maar een bekostigingsmethode (het was bij de gemeente).

we schrijven tijd omdat we de juiste kosten willen kunnen toeschrijven aan verschillende projecten, want deze hebben we op basis van tijd begroot of het moet kostendekkend zijn. allemaal in het kader van rechtmatigheid (doelmatig kan het niet zijn). er zijn allemaal redenen om dit te doen, maar tegen welke prijs? wat is de prijs van een prijskaart vraagt berend van der kolk zich af in zijn boek: de meetmaatschappij, maar wat is het prijs van tijdschrijven, kan dat niet pragmatischer, kan er dan niet een andere verdeelsleutel zijn?

het kan nog gekker. dit was per 15 minuten, maar binnen bepaalde branches is het heel normaal om per 6 minuten tijd te schrijven. het voordeel hiervan is dat je in ieder geval weet hoe het met de stoelgang van je collega’s zit. 6 minuten is een kleine boodschap, 12 minuten is een grote boodschap.  om vervolgens planningen te maken waarin er declarabele uren moeten zijn, persoonlijke ontwikkeling (cursussen) en andere nevenactiviteiten (de indirecte uren).

moet je nagaan dat je hele agenda al volgepropt is met allemaal verplichtingen, waarin zelf je indirecte uren al een bestemming hebben. voor sommige mensen ziet hun vrije tijd er zo uit. een lekker vooruitzicht is het niet. vele van ons zullen dan ook een prettig gevoel gehad hebben gedurende de lockdown: even niets moeten, geen (social) verplichtingen. een hr business partner zei het heel mooi: dit legt een druk op die onnodig is, als we het weghalen doen ze het werk ook wel, maar dan zonder de stress en met ademruimte. daniel pink legt het heel mooi uit in zijn pleidooi over een andere kijk op motivatie. een bedrijf gaf mensen 1 dag volledige autonomie (terug). op die dag werden 80% van alle innovaties ontwikkeld.

tijd is overigens ook een verdienmodel. er zit dus ook geen enkele noodzaak om wat aan deze methode te doen. het is een methode die de schijn van nauwkeurigheid en de illusie van controle wekt, waar mensen beperkt worden tot hun aanwezigheid en waar soms tijd gerekt wordt om maar aan de ‘uren’ te komen. het zal niet de eerste organisatie zijn die een probleem met de facturering heeft i.v.m onbenutte uren. dit is geen verzinsel, het gebeurt bij grote ict projecten, maar ook bij de schilder die de dag rekt om maar de 8 uur te kunnen facturen. wie te snel klaar is schiet zichzelf in de voeten of word je ontslagen omdat je te effectief werkt.

het tijdschrijven is een methode en denkwijze die gemaakt is voor en door postzegelverzamelaars en boekhouders die tot op de cent nauwkeurig willen werken, maar niet voor controllers en ondernemers, mensen die het grotere plaatje willen zien. het is een vorm van schijnnauwkeurigheid en daardoor verzanden we in discussies achter de komma en staafjes tijdschrijven voor tijdschrijven (micromanagement).

 

dat toffe sollicitatiegesprek

motivatiearbeidsmarktsollicitatiegesprektalenturenverantwoordelijkheidvertrouwenwederkerigheid

ken je dat, je krijgt een belletje van de recruiter naar aanleiding van je motivatiebrief of cv. je hebt een leuk gesprek en dan komt de vraag die overeenkomt op die stapavond waarin je elkaars nummer vraagt, dat is de equivalent van, ik zie je graag nog een keer of wij zijn een match: “hoeveel uur wil je werken”.  ik heb het altijd al een rare vraag gevonden.

het aantal uur is toch het minst belangrijke van werk en een hele slechte indicator van hoe het werk verloopt. we gebruiken dit natuurlijk om je salaris te berekenen. 32 uur is 0.8 de functiewaardering uit het salarishuis. in de vacature staan vaak, 32 tot 40 uur en vaak nog een hele rits aan bijzondere activiteiten, over de effectiviteit van je werk wordt niet gerept, maar dat doe ik natuurlijk wel. zie hieronder het transcript van het gesprek.

moi = “als ik het goed begrijp klokken jullie ook niet meer toch?”

recruiter = “klopt, iedereen mag zijn of haar dag zelf indelen”.

de zin: als je je uren maar maakt is een red flag (hang op, leg neer en check banksaldo). dat is een vorm van surrogaat autonomie en geeft hooguit een beetje flexibiliteit weer. uiteindelijk blijft het dus om uren draaien en is het oude wijn in nieuwe zakken. zo kijken we dus niet naar de waarde maar naar de kostprijs van werk, gebaseerd op input. oftewel niet value based pricing, maar input based.

uren maken toch niet uit, in zoverre dat als iemand weken tot laat moet werken, dan moeten we het hebben over de werkdruk, de kennis en kunde of misschien speelt er wel wat anders, het zogeheten ‘echte gesprek’, al krijg je van dat woord waarschijnlijke jeuk. langer doorwerken maakt immers niet effectiever, het is zelfs contraproductief. het is als doorfietsen op een zachte band. kost veel energie, maar schiet niet echt op. daarmee kost het zelfs meer tijd, energie en ook plezier.

het is natuurlijk niet zo dat je doordat je minder lang werkt en ’tijd overhoudt” nog meer werk kan verzetten. je cognitieve en fysieke inspanning is hetzelfde. er nog wat extra’s uitwringen leidt tot depletion/uitputting. ik gaf zelf altijd aan, ik werk 4 dagen. ik snijd vaak in onnodige werkzaamheden. kijk hoe dingen makkelijker kunnen en hoe we slimmer kunnen werken. ben op de woensdagen vrij (en ook niet bereikbaar). dan pomp ik mijn band op, daardoor ben ik gedurende de week veel scherper en fitter en nadenken kan ik ook als ik met de hond wandel. op woensdagen komen bij mij de beste ideeën/oplossingen tot stand en dat komt juist vanwege het pakken van rust. of zoals adam grant het zegt: resting is not a waste of time, it’s an investment in well-being.

dat komt omdat je brein in ontspanning zich bevind in het default mode network. zowel mentaal als fysiek is het lekker, want dan kan ik meer sporten (van fietsen dat een lekkere lange wandeling, dit hoef ik niet ‘uit te stellen tot het weekend’) met als bonus dat mijn brein dan super effectief is (de jouwe ook). paradoxaal genoeg door niet in te spannen, draait je brein op volledige capaciteit, niet gehinderd door openstaande programma’s die werkgeheugen van je afsnoepen.

de boodschap is dan vaak wel helder.

“oké, dus 4 dagen dat betekent dus 32 uur”. waarop ik antwoordde “nee, 4 dagen, maar schrijf maar iets op in alle redelijkheid. als je 1.0 x € 4.000 neemt of 0.8 x  € 5.000,- dan maakt het mij niet uit wat je noteert”. “uiteindelijk willen jullie toch niet mijn tijd, maar het resultaat dat ik kan leveren?”

er is weer een stilte aan de andere kant van de lijn. “zo werkt dat hier niet. we hebben een hr systeem en salarishuis en we gebruiken de uren om je salaris te bepalen”. 

ik ken de systemen wel, maar in de vacature stond ook vernieuwend denken en out of the box denken. iets met de bedoeling nastreven en het toepassen van de geest van de wet en niet de letter van de wet. ik heb ze allemaal voorbij zien komen. op dat moment is het afwachten wat er gebeurt. vaak volgt er een afwijzing op basis van een cv.  daar staat natuurlijk niet in wat je allemaal buiten die fancy functietitels doet en wat je naast werk meegemaakt hebt. misschien worden we daar nog wel meer door gevormd.

ik schrijf dit omdat ik tijdens de crisis de nodige sollicitaties verstuurd heb, want ook werkvierentwintig zat in zwaar weer. als zelfstandige kon je op weinig dingen rekenen dus het moest maar. niet van harte, je snapt natuurlijk wel dat er veel haken en ogen zijn aan de huidige manier van denken over mens, werk & inkomen. maar deels was het ook om te ondervinden hoe het sollicitatieproces in elkaar steekt. mijn ervaring: organisaties laten te veel talent liggen of zorgen er zelfs voor dat mensen ook niet meer willen solliciteren. en dat is zeker in deze krappe arbeidsmarkt een gemiste kans. organisaties hebben zelf dan ook schuld aan de tekorten op de arbeidsmarkt.

er melden zich mensen voor een bepaalde vacature maar om welke reden dan ook kan het dat niet worden: verwijs dan door naar een vacature die wel past. je hebt immers al contact gelegd met degene, een leuk gesprek gevoerd en er ligt al een ouderwets CV op de mat.een gemiste kans als je het mij vraagt.

tijdens mijn bijbaan bij de makelaar werd het duidelijk: iemand is op zoek naar een woning en komt binnenwandelen. de kans is dan ook groot dat er dan ook 1 te verkopen valt. gebruik je verkoopskills (klantgerichtheid;)) en biedt op z’n minst een verkoopgesprek of waardebepaling aan. regelmatig denk ik dan: dat kan beter en zo is werkvierentwintig recruitment ontstaan!

“werken gebeurt niet altijd op het werk en als je betaalt voor uren dan krijg je uren, maar niet the full package. of zoals dan ariely mooi uitlegt in onderstaande video: “the other things we don’t spend enough time on is the commitment of the team members to each other. again we had this functional view. we’re paying for your time. come here but we don’t really get people’s minds and souls”. dan ariely noemt het een functionele kijk, het is dat instrumentalisme waar we fout zijn gegaan, waarin we uren als maatstaf hebben genomen i.p.v. de verantwoordelijkheid, wederkerigheid en wat we noemen: relationele aanpak.

uiteindelijk is een werkrelatie ook een relatie en dient dan altijd gebaseerd te zijn op wederzijds vertrouwen. met werkvierentwintig nemen we dat als uitgangspunt, dat is onze default. die van jou ook?

 

 

 

 

huizen worden niet gebouwd van uren

motivatiebouwduurzame inzetbaarheidgezondheidproductiviteittijdurenvitaliteit

begin september was ik een week mee op een klus. ik vind naast cognitief werk ook fysiek werk erg leuk, ik heb het ook nodig. het liefst in een goede afwisseling. op kantoor mijn dagen slijten kropt een hoop fysieke energie op, maar gaat mijn mentale energie door het putje. de afwisseling vind ik het fijnst. het is niet voor niets dat ik ook aan triatlon doe. door de verschillende vormen van belasting blijf je niet alleen fitter maar is het werk ook beter te doen. zo’n week op de bouw is dan cognitief dan wel niet heel prikkelend. ik doe het opperwerk. kruiwagen vol, bak lijm aanmaken, schoonmaken en wat zaagwerk. ondertussen denk ik wat na.

in het begin van de week kwam er een oudere man naar mij toe. hij grapte: bij dit pand krijg je kilometergeld. het was voor een privé stulpje meer dan riant te noemen. we zouden er grofweg 4 dagen werken, dat was vooraf de inschatting van de klus, mijn weekend woensdag ging al naar de haaien, halverwege de donderdag waren we weer thuis.

net voordat we weggingen sprak ik nog even met de aannemer. ik vroeg waar de beste oude man gebleven was. de aannemer zei dat ie ziek was. vandaar dat ik hem de dinsdag, woensdag en donderdag niet meer gezien had. de aannemer vertelde dat hij 2 dagen werkte, de woensdag vrij had en dan weer 2 dagen werkte. met krabben en bijten redde hij het dan door de week heen. de beste man ‘moest’ nog 1 jaar. met bijna 50 jaar in de bouw was het op.

ik haakte hier natuurlijk direct op aan. ik zei: zal ik je wat verklappen. ik ben ook voor de 4 daagse werkweek, met als ideale dag vrij de woensdag. de aannemer keek mij aan… ja, dat zou iedereen wel willen. maar hoe doe je dat dan? werk je dan elke dag 1 uur langer zodat je een dag vrij hebt? ik zei: nop. 4 dagen van grofweg 6 uur, dat is op termijn het meest effectief, productief en gezondst voor iedereen. zo ben je niet versleten op je 65ste en heb je gedurende je leven ook voldoende tijd, aandacht en energie thuis.

de aannemer reageerde dat hij dat niet zag gebeuren. er moest wel gewerkt worden en de uren moesten wel gemaakt worden. ik snapte zijn opmerking, maar ook ik merkte die week dat dagen van 12 uur in touw niet het beste effect had. na de maandag was de prik er bij mij wel uit. de dinsdag en de woensdag waren krap aan op 60%. ik vroeg de aannemer of de huizen van uren of van stenen en cement gemaakt werden?

de aannemer moest lachen. stenen en cement natuurlijk. waarop ik antwoordde: juist. zeker bij projecten die langer duren is het dan raadzaam om de strategie van de schildpad te nemen. voldoende rust te pakken en bijtijds te stoppen.
nu denk je misschien: dit is alleen bij fysiek werk en vice versa. zo zal degene op kantoor zeggen: ja in de bouw snap ik het wel dat je de dagen in kort en in de bouw zeggen ze: op kantoor snap ik het wel dat je de dagen in kort.

ik nam de vrijdag vrij, maar merkte gedurende het weekend dat de benen wat zwaarder waren dan normaal. nu kan iedereen prima even een piekbelasting aan. of dat nu fysiek, mentaal of emotioneel is. maar structureel te hoge belasting zorgt ervoor dat ook je herstel afneemt, waardoor een burn-out dreigt. mensen worden door de week, maand, jaar minder inzetbaar. van 100% op maandag in een glijdende schaal naar 60% op vrijdag,. waarbij we het weekend gebruiken om te herstellen en een vakantie om op te laden. super niet duurzaam als het mij vraagt. zeker als je hoort dat mensen op hun laatste tandvlees lopen als ze 65 zijn. dat is nu niet echt een motivator om je best te doen op het werk. nu maakt het gedurende je levensfase weinig uit, als je jong bent heb je nog kleinere kinderen en minder tijd ‘voor jezelf’. ik pleit dus niet voor een leeftijdsgrens. ook de jongere jongens op de bouw zag je na de ochtend minder vaart maken.

de vraag is of we durven af te stappen van wat we altijd gedaan hebben. durven we de 8 urige werkdag en de 5 daagse werkweek te laten varen en sociale innovatie toe te passen? ik hoop het van harte, want met resultaat heeft het weinig meer te maken. huizen worden namelijk niet gebouwd van uren.
 




f*ck uren

motivatieeffectiviteitkoolmeesmotivatiescientific managementurenwederkerigheidwerkvierentwintig

autonomie

we kunnen van alles maken, van taarten tot ruzie, maar uren kunnen we niet maken. tijd gaat voorbij of je dat nu wil of niet. maar tijd is altijd van jezelf. een werkgever die dus verlangt dat je uren maakt leeft nog in de vorige eeuw. het (on)zichtbaar klokken stamt af van het scientific management. een fabrieksmindset op werk (en op de mens). hier komt voor een deel de term loonslaaf vandaan. je laat je gevoelsmatig ketenen en bent vrij om om 17:00 jezelf te ontdoen van de kettingen.

we kunnen het niet vaak genoeg zeggen: het gaat om autonomie. “the desire to be self directed” is universeel en uiteraard rekeninghoudende met de situatie (redelijkheid).

struikelen

dat terwijl werk vraagt om mensen die zelf nadenken, mensen die tussen de regels kunnen lezen en naar eigen inzicht kunnen handelen (met oog voor de systeem en de leefwereld). dat past ook niet bij wat de wetenschap weet. we helpen graag om deze mismatch te verkleinen. het zijn de kleine dingen die het namelijk doen. waarover we kunnen struikelen of juist van opbloeien! in dit geval is het de stoeptegel waarover je struikelt daar lig je dan languit op de grond. dit zijn de spreekwoordelijke druppels die de emmer doen overlopen. nog niet overtuigd? lees dan onderstaande voorbeeld.

“met kerstavond en oud en nieuw mocht ik om 15:00 naar huis. Ik vond het fijn dat ik vroeger thuis was. Het voelde als een blijk van waardering voor een jaar hard werken”

“vandaag hoorde ik dat ik er 4 verlofuren voor moest inleveren.”

wederkerigheid

het zorgt voor een instrumentele kijk op de werkrelatie en het haalt dus vooral de sociale elementen weg. het meest extreme kille, koude (bijna zure) voorbeeld kregen wij onlangs te horen. het laat zien dat wederkerigheid, een sterk menselijk begrip, niet omarmd wordt. wij vinden het een vrij pijnlijk voorbeeld, maar voor veel mensen is dit de werkelijkheid.

functionele tijd

uiteraard zijn er beroepen waarbij bezetting noodzakelijk is. dit is functionele tijd (beperk die tijd tot diensten van 6 uur, de kwaliteit schiet omhoog). toch is het gros van de beroepen niet gebaseerd op tijd, maar op effectiviteit, op resultaat en op kwaliteit. we snappen best dat als je dingen doet dat tijd kost en dat is niet erg. alleen tijd als controlemiddel is achterhaald. het is een papieren systeem werkelijkheid geworden. die niet meer aansluit bij wat de wetenschap weet als de behoefte van mensen (tijdens en na net werk) .

uurtje factuurtje

bij werkvierentwintig doen we daarom ook niet aan uurtje factuurtje. f*ck uren, tijd is altijd van onszelf. wij gaan daarom spaarzaam met onze tijd om en ook met de tijd van de ander. daarom gaan we in 2020 volledig online verder. reistijd en fysieke afspraken kosten nu eenmaal meer tijd dan wat de technologie ons vandaag de dag kan bieden (skype, zoom, whatsapp etc).

structuren

met werkvierentwintig pakken we de struct(uren) aan die ervoor zorgen dat mensen hun motivatie verliezen. de wetenschap heeft inmiddels wel aangetoond dat er 1 element is waardoor mensen goed gedijen (autonomie!) lees het artikel hieronder. we hopen stiekem ook dat onze minister meeleest.

dan ariely

wij zijn groot van deze psycholoog & gedragseconoom. hij zegt met onderstaande zin waar wij met werkvierentwintig voor staan.we gaan van human resource… de mens is een productiefactor, naar human talent of human motivation.

bureaucratie is de voornaamste drijfveerkiller, zo stelt hij. ‘Ik heb niets tegen juristen hoor, maar steeds meer bedrijven timmeren van alles dicht met ingewikkelde contracten’,

kunnen jullie wel wat hulp gebruiken. zet bij de aanvraag de term: “f*ck uren” en krijg het eerste advies gratis.

voorproefje: tijd: er zijn twee verschillende soorten tijd. chronos en kairos. daarom zijn wij voor een kortere werkdag in de gedachten van kairos. een beetje rebels gezegd komt dat neer op: f*ck uren.